Todos conocemos las obligaciones tributarias que tienen nuestras sociedades debido a que en el caso de incumplimiento la AEAT nos lo recuerda con una sanción, pero no ocurre lo mismo con las obligaciones mercantiles.
Esta semana vamos a recordar las obligaciones mercantiles para los administradores de las sociedades y las consecuencias por incumplimiento de algunas de ellas, son las siguientes:
1. Inscripciones obligatorias.
La primera obligación para una sociedad es su constitución ante notario y están obligadas a presentar ante el registro provincial, en el cual este situado el domicilio social, la escritura de constitución y sus estatutos. En ese momento la sociedad abre su hoja registral y se le asigna un número de referencia que va a usar para todo el resto de inscripciones que tenga que realizar la sociedad
Las sociedades están obligadas a presentar ante el registro cualquier cambio en los estatutos, de domicilio y de administradores que se tenga que hacer bajo escritura notarial. En cambio no es obligatorio inscribir los cambios accionariales en las sociedades.
Así mismo, los administradores de todas las sociedades de capital están obligadas a formular las cuentas anuales y los libros contables y a su correspondiente depósito, posteriormente lo veremos de manera más detallada.
Una vez que haya pasado un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se hayan presentado en el Registro las cuentas anuales se podrá decretar el cierre provisional de la hoja registral de esa empresa y no se inscribirá ningún documento presentado con posterioridad, excepto la inscripción del cese o dimisión de los administradores, gerentes, directores generales o liquidadores; la revocación o renuncia de poderes y la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores, además de los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
2. Obligaciones mercantiles para la presentación de cuentas anuales.
El proceso que tienen que llevar a cabo los administradores para cumplir sus obligaciones frente al registro mercantil respecto a las cuentas anuales, es el siguiente:
1º. Convocatoria de la Junta de Socios
Los administradores de la Sociedad deberán convocar junta general, en todo caso, dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior.
2º. Formulación, aprobación y depósito de las Cuentas Anuales
El órgano de administración deberá formular las cuentas anuales dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social, deberán ser aprobadas por la junta general dentro de los tres meses siguientes a la formulación de las cuentas y deberán ser depositadas dentro del mes siguiente al de su aprobación por parte de la junta.
3º. Contenido de las Cuentas anuales.
El contenido de las cuentas anules estará están regulados de acuerdo a la normativa del plan general contable al que este acogida la entidad presentante. Las cuentas anules se componen de la siguiente manera.
1. Balance de situación.
2. Cuenta de pérdidas y Ganancias
3. Estado de cambio en el patrimonio Neto
4. Estado de flujos de efectivo. (No estarán obligadas las empresas que presenten balance y cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas o pymes).
5. Memoria con informe de auditoría, si procede.
6. Informe de gestión. (No estarán obligadas las empresas que presenten balance y cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas o pymes).
A su vez dependiendo del cumplimiento de distintos parámetros que se ven recogidos en los artículos 257 y 258 de la Ley de sociedades de Capital 1/2010, de 2 de julio, las empresas podrán presentar distintas modalidades de Balance y de Cuenta de pérdidas y ganancias (Pymes, Abreviado y Normal).
4º. Consecuencias de la no presentación de Cuentas Anuales.
-No se permitirá la inscripción de documento alguno respecto a la sociedad.
-El registro puede imponer sanciones entre 1.200 y 60.000 euros, la sanción la impone el registro mercantil y hasta el momento no se han impuesto sanciones por este motivo, pero se están empezando a realizar advertencias de que van a empezar a inspeccionar.
-El administrador será responsable frente a tercero y en caso de insolvencia y no haya presentado cuentas puede que tenga que responder a las deudas de la sociedad.
3. Otras obligaciones Mercantiles.
Existen muchas otras obligaciones que impone el Registro Mercantil, a continuación vamos a definir brevemente las que afectan más a la mayoría de las sociedades.
a. Legalización de los libros contables:
Los libros contables se tienen que presentar en el registro mercantil provincial correspondiente al domicilio social con el objetivo de que no sea posible la manipulación posterior de la contabilidad. Los libros que se deben presentar son los siguientes:
1º. Balance inicial detallado de la empresa.
2º. Balances trimestrales de sumas y saldos.
3º. Balance de cierre del ejercicio.
4º. Libro diario
5º. Libro de inventario de inmovilizado
El plazo de presentación es de un máximo de cuatro meses a contar desde el cierre del ejercicio y se pueden legalizar en papel, en soporte magnético o de forma telemática
b. Nombramiento de Auditores, si procede
Cuando concurran en la sociedad al cierre del ejercicio los supuestos previstos para someter sus cuentas obligatoriamente a auditoría, la sociedad deberá nombrar auditor antes de que finalice el segundo ejercicio en el que se incida en las circunstancias que originan esta situación. Las empresas tienen que someterse a auditoría obligatoriamente cuando se cumplan dos de los tres siguientes requisitos en dos ejercicios consecutivos:
a) Que el total de las partidas del activo no supere los 4 millones de euros.
b) Que el importe neto de la cifra anual de negocios no supere los 8 millones de euros.
c) Que el número de media de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
Como refleja el artículo 257 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital desde su modificación en la Ley 14/2013, de 27 de Septiembre, de apoyo a emprendedores y su internacionalización. Además este artículo expone la obligatoriedad a ser auditadas si Las sociedades perderán esta facultad si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el párrafo anterior.
c. Consolidación contable, si procede.
La obligación mercantil de consolidar nace cuando un grupo de empresas, que se definido en el artículo 42 del Código de comercio de la siguiente manera: “Existe grupo de empresas cuando una sociedad ostente o pueda ostentar, directa o indirectamente el control de otra u otras”.
Las sociedades estarán obligadas a formular cuentas anuales consolidadas si a fecha de cierre de dos ejercicios consecutivos sobrepasa dos de los límites siguientes dispuestos en el artículo 258 de la Ley de Sociedades de Capital (coincidiendo los límites con los de la obligatoriedad de presentar cuenta de pérdidas y ganancias normales):
a) Que el total de las partidas del activo no supere los 11.4 millones de euros.
b) Que el importe neto de la cifra anual de negocios no supere los 22.8 millones de euros.
c) Que el número de media de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.
d. Cumplimiento de Ley de protección de Datos de Carácter personal.
La sociedad deberá declarar los ficheros que contengan datos personales antes de su creación a la Agencia de Protección de Datos así como las medidas adoptadas en función del nivel de seguridad de la información tratada.
e. Tener al día el libro de actas
Los acuerdos sociales que adopte la junta general de socios en el transcurso del año deben quedar reflejados en el Libro de Actas. Deberá quedar reflejado los datos de la convocatoria, constitución del órgano colegiado, resumen de los temas debatidos, se hará constar las intervenciones que se hayan solicitado constancia, acuerdos adoptados y el resultado de las votaciones.
f. Llevanza de Libro Registro de Acciones Nominativas y Libro de Registro de Socios.
Las Sociedades de Responsabilidad Limitada están obligadas a llevar el Libro Registro de Socios y las Sociedades Anónimas el Libro Registro de Acciones Nominativas donde se hará constar la titularidad de las participaciones de la sociedad, identidad del titular y domicilio.
Para el supuesto que se produzca un cambio en la titularidad de las acciones o en las participaciones de la sociedad, está deberá quedar reflejada en el libro correspondiente.
Jesús Blázquez Barbancho
Asesor Fiscal
Lex Consulting Abogados S.L.
