Nos referimos a sociedades inactivas a aquellas entidades que cesan su actividad económica sin proceder a su disolución, quedando en una especie de letargo a la espera de ser reactivadas o liquidadas completamente. Y es que dejar una sociedad inactiva es bastante sencillo y puede tener ciertas ventajas respecto a mantener la sociedad en funcionamiento cuando no se realiza actividad alguna si bien también conlleva varias obligaciones que suelen dejarse de lado.
Para empezar, si queremos dejar una sociedad inactiva sólo hace falta presentar ante la Administración tributaria una declaración censal de modificación informando que la sociedad deja de ejercer todas las actividades empresariales. Esta comunicación debe presentarse en el plazo de un mes desde la fecha de cese. De presentarse con posterioridad se deberá aportar la documentación pertinente que pruebe y acredite la fecha en la que se produjo el cese ya que de lo contrario se tomará en cuenta la fecha de presentación del modelo censal.
Se trata de un proceso simple y sin coste en contraposición a la liquidación y disolución de la sociedad en donde se multiplican los trámites (acta con el acuerdo de disolución, escritura de extinción, inscripción en el Registro Mercantil, comunicación a Hacienda…) con sus respectivos costes, además de tener que satisfacer el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, por el concepto de Operaciones Societarias. Esta gran diferencia es la que provoca que se opte más por dejar inactiva la sociedad en lugar de disolverla.
Siguiendo con las consecuencias de declarar una sociedad inactiva, a partir de la fecha de cese de la actividad y referente al IVA, no se puede emitir factura y las facturas de gastos recibidas no serán deducibles, de tal forma que no tendremos que presentar las declaraciones trimestrales o mensuales del IVA; no se debe olvidar presentar la última declaración del IVA correspondiente al último periodo en que se tuvo actividad y el correspondiente resumen anual de ese ejercicio.
En cuanto a la presentación del Impuesto sobre Sociedades, se debe marcar la casilla 00026 de “Entidad inactiva”, lo que deshabilita la cuenta de Pérdidas y Ganancias, así que el resultado del ejercicio debe recogerse en el balance de situación directamente contra el patrimonio neto. Eso sí, sólo marcaremos esta casilla cuando la empresa haya estado sin actividad durante todo el periodo impositivo.
Además, si la entidad obtuvo una cuota íntegra positiva en el último ejercicio en el que estuvo activa, deberá presentar los pertinentes pagos a cuenta del Impuesto sobre Sociedades.
En cuanto al administrador de la sociedad inactiva, podría darse de baja del RETA si no realiza otra actividad, mediante el formulario TA0521-5, lo cual es una ventaja en situaciones de coyuntura económica. Ahora bien, eso no significa que se tenga que desentenderse de la sociedad.
Si el administrador no realiza ninguna otra actividad económica y sus funciones inherentes al cargo de Administrador de la Sociedad no están remuneradas, puede solicitar su baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social (RETA). Aun cuando el funcionario de turno deniegue la baja, la Seguridad Social debe concederla al no desarrollarse actividad económica y por tanto no existir el elemento de habitualidad, indispensable para estar obligado al alta en este régimen.
La sociedad, aun inactiva, mientras no se disuelva, sigue existiendo y por tanto debe cumplir las obligaciones fiscales y mercantiles pertinentes. En este sentido deberá seguir haciendo frente a los pagos que tenga (por mínimos que sean), llevar la contabilidad, depositar los libros y cuentas anuales en el Registro Mercantil, realizar e ingresar las retenciones correspondientes y presentar el Impuesto sobre Sociedades. De lo contrario pueden sancionarte sin que el hecho de estar inactiva sirva de pretexto.
Como se puede ver, mantener una empresa inactiva lleva una serie de costes asociados, tanto administrativos como económicos, lo que hace recomendable no permanecer durante mucho tiempo en esta situación. Además, en el caso de sociedades mercantiles, si la inactividad se prolonga durante más de un año, hecho considerado como una causa legal de disolución, el administrador responderá solidariamente de cualquier obligación social posterior si en los dos meses siguientes a este plazo no convoca la junta general para que adopte el acuerdo de disolución o si este es contrario a la disolución no solicita la disolución judicial.
Por tanto, en estos casos lo mejor será sopesar si merece la pena dejar la sociedad inactiva con vistas a reactivar la sociedad o proceder a su disolución y liquidación, que aun con los costes indicado.
Lex Consulting Abogados S.L.
